Secrétaire de direction

Le Département du Gers recrute, un·e secrétaire de direction, au sein de la Direction des Collèges, de la Restauration et de l’Enseignement. Résidence administrative : Auch.

L’agent·e sera placé·e sous l’autorité hiérarchique du sa Directrice.

Missions :

-Secrétariat de la  direction :

• . Accueil téléphonique,
• . Gestion des agendas,
• . Organisation des déplacements et des réunions  et gestion des déplacements pour la « cellule direction »,
• . Mise en forme de documents, classement et archivage,
• . Rédaction de comptes rendus,
• . Suivi des notes, parapheurs et gestion quotidienne du courrier : réception, tri, suivi,
• . Suivi des tableaux de bord de la direction,
• . Constitution de dossiers spécifiques à la demande de la direction et préparation des dossiers de réunions et de rendez-vous,
• . Relations et coordination administratives avec les services, lien inter services et inter-direction,
• . Diffusion des informations en interne, en externe (établissements, DSDEN…),
• . Suivi  administratif du plan de formation,
• . Suivi des congés des cadres chefs de service et adjoints,
• . Suivi et assistance  à la gestion  du dossier des évaluations professionnelles,
• . Appui aux agents administratifs de la direction, notamment pour la réalisation des fiches élus pour les CA des collèges (coordination des co-rédacteurs, suivi, envoi des fiches et classement).

-Gestion de dossier :

• . Instruction et suivi des dossiers d’aide à la pension et demi-pension (jusqu’au mandatement + rédaction du rapport et de la délibération correspondante).

-Activités propres au secrétariat du DGA et de la DRH, en l’absence de l’assistante de direction : 

• Courrier via les 5 directions ;
• Suivi des parapheurs de la DGA RM émanant des 5 directions ;
• Traitement des informations transversales communes à l’ensemble des directeurs ;
• Classement et suivi des dossiers relatifs aux affaires de la DGA RM ;
• Suivi du CODIR DGARM : ordre du jour, comptes rendus ;
• Suivi des séminaires DGARM : en lien avec la chef du SPOTI de la DRH, organisation logistique, ordre du jour, comptes rendus.

Profil :

• Maitrise de l’outil informatique,
• Aptitude rédactionnelle,
• Maîtrise des techniques de secrétariat,
• Expérience professionnelle
• Connaissance de la collectivité départementale,
• Adaptabilité,
• Goût pour les contacts humains,
• Qualité relationnelle,
• Capacités d’organisation adaptation,
• Discrétion,
• Autonomie.

Avantages :

• Adhésion au CNAS,
• Titres restaurants,
• Prestations sociales RH,
• Participation financière à la mutuelle,
• Possibilité de télétravail sous conditions,
• Comité des œuvres sociales,
• Choix du cycle de travail en fonction du métier,
• RIFSEEP,
• Prise en charge des frais transports en commun et mobilité douce.

Contraintes de l’emploi :

• Adaptabilité des horaires selon les besoins de la direction.

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction-publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Contact :

Madame Christine CASTELLS, Directrice des collèges, de la restauration et de l'enseignement – Tél. : 05.62.67.31.04

Envoyer lettre de motivation, C.V. à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers - Direction Ressources Humaines – 81 Route de Pessan – B.P. 20569 – 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fr, avant le 19 octobre 2023.