Secrétaire de Direction

Missions : 

• Assurer l’accueil et le secrétariat de la direction,
• Collaborer avec la directrice, la directrice adjointe et les 3 chefs de services (Ressources Insertion /Animation Départementale et Coordination territoriale de l’Insertion/ Prévention Santé et Vaccinations) sur l’activité et les projets de la direction,
• Apporter une aide permanente et réactive à la direction, en termes notamment de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités et respect des échéances,
• Prendre en charge des missions exercées par d’autres agents, en cas de besoin,
• Travailler en mode transversal avec les secrétaires de direction de la Direction Générale Adjointe Solidarité (DGAS), les directions de la collectivité et assurer l’interface avec les partenaires.

Activités :

• Gestion des courriers, notes, mails…: 

Réception et suivi des courriers, notes, mails,

Rédaction et mise en forme de divers documents (courriers, mails, notes, fiches d’information, comptes rendus,…),

Elaboration de supports de communication et de traitement de données statistiques,

Diffusion et transmission des notes et informations internes et externes aux services,

Gestion et suivi des parapheurs et courriers,

Classement, archivage.

• Gestion des appels téléphoniques et accueil physique : 

Assurer l’accueil, l’information et la réorientation de différents publics : usagers,  services et directions de la collectivité, partenaires institutionnels et associatifs…

• Tenue réunions / agendas : 

Planification et organisation des réunions, préparation et centralisation des dossiers y afférent, réservation des salles,…

Tenue de l’agenda électronique de la directrice, prise de rendez-vous, organisation des déplacements,

Suivi des congés annuels et RTT pour l’ensemble de la direction.

• Gestion et suivi de dossiers et procédures : 

Suivi de dossiers spécifiques relatifs à la direction : plan de formation, rapports d’activité, notations, fiches de poste,…

Centralisation des arrêts de travail, demandes de formation, interventions service maintenance et informatique, réservation de véhicules et de salles,

Mise à jour du livret insertion,

Création des fiches rapports dans AIRSDélib.

• Renfort si nécessaire sur des missions spécifiques :

Procédures de sanctions liées à l’allocation RSA (instruction, suivi et traitement des dossiers présentés en équipe pluridisciplinaire restreinte), instruction et suivi des demandes de subventions, appui à la réalisation de missions ponctuelles.

Profil :

• Intérêt pour les politiques d’insertion et les dispositifs d’aide pour les  publics en difficulté ;
• Connaissance des compétences de la collectivité en matière sociale ;
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur ;
• Qualités rédactionnelles et capacités d’analyse et de synthèse ;
• Aptitude pour le travail en équipe ;
• Capacité à anticiper et gérer les priorités ;
• Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook…) ;
• Connaissance des logiciels métiers (SOLIS, AIRSDélib, ASTRE) et extranets  RSA (DUDE, CDAP, MSA …) ;
• Qualités relationnelles et sens de la communication ;
• Polyvalence et capacité d’adaptation ;
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;
• Esprit d’initiative ;
• Réactivité et disponibilité ;
• Sens des responsabilités.

Prés-requis, Contrainte(s): 

• Permis de conduire VL ;
• Flexibilité des horaires en fonction des nécessités du service.

Contact : Maryse BAURES, directrice adjointe insertion et solidarités actives, au n° de tel. 05.62.67.31.39

Envoyer lettre de motivation + C.V. à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers -  Direction Ressources Humaines – Service Gestion de l’Emploi et Formation - 81 Route de Pessan - BP 20569 - 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fr