Secrétaire de Direction

Missions :

Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique de la Direction et des Services :

- Réceptionner les demandes et les orienter vers l’interlocuteur ou le service compétent

- Filtrer les appels en fonction de l’activité et des urgences

- Gérer les agendas de la direction et s’assurer de la participation lors de réunions ou de déplacements

- Gérer les messages reçus dans la boite mail de la direction : les analyser, les prioriser, les transférer aux services compétents, en assurer un suivi en fonction du degré de sensibilité …

Effectuer la gestion administrative de la Direction et des Services :

- Assurer la prise de notes pendant les réunions, rédiger des comptes rendus et les diffuser

- Rédiger les différents documents demandés (notes, rapports, courriers, présentations…)

- Gérer le suivi du courrier et des parapheurs (enregistrement, affectation, transmission, suivi, …)

- Effectuer le classement et l’archivage des documents dans l’arborescence de la Direction

- Tenir et mettre à jour les tableaux de bords et/ou de suivi

Participer à l’organisation des activités de la Direction et des Services :

- Elaborer des supports de communication ou d’information (rédaction de synthèse, rapports, présentations)

- Planifier et organiser des réunions : invitation, réservation de salle et/ou de véhicule, planification, convocation

- Préparation de dossiers avant réunions ou visites sur sites

- Créer les fiches rapports dans le logiciel de délibérations

Gestion de dossiers transversaux,

- CHSCT : préparation et suivi des dossiers à inscrire à l'ordre du jour en liaison avec les services,

- Suivi et mise à jour du plan et des actions de prévention

Suivre les stocks de fournitures de bureau et préparer des commandes selon l’état des stocks

Gestion des personnels :

- Établissement des ordres de mission permanents et ponctuels des agents de la DPI

- Gestion administrative des dossiers accidents de service, et suivi arrêts de travail

- Gestion et suivi des visites médicales des agents de la DPI

- Gestion des EPI (respect de la dotation Type/service – établissement et suivi des commandes)

- Gestion des congés et absences de la Directrice, de son Adjoint et des Chefs de service

Élaboration du plan de formation :

- Recensement des besoins des services et préparation et finalisation du plan de formation en liaison avec la Direction,

- Suivi, gestion de toutes actions de formation obligatoire (habilitations électriques, CACES, travail en hauteur…)

Profil :

• Connaissance des techniques de secrétariat et d’accueil ;
• Connaissance des fondamentaux de la communication orale et écrite ;
• Maitrise de l’outil bureautique (pack office) ;
• Capacité à évaluer et à prioriser les demandes ;
• Capacité d’anticipation ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Réactivité ;
• Capacité d’adaptation et autonomie ;
• Discrétion ;

Avantages :

• Adhésion au CNAS ;
• Titres restaurants ;
• Prestations sociales RH ;
• Participation financière à la mutuelle ;
• Possibilité de télétravail sous conditions ;
• Comité des œuvres sociales ;
• Choix du cycle de travail en fonction du métier ;
• RIFSEEP ;
• Prise en charge des frais de transports en commun et mobilité douce.

Contact :Madame Aude MONGE, Directrice Patrimoine Immobilier au 05.62.67.31.80

Envoyer lettre de motivation + CV + arrêté de situation administrative pour les candidats·es titulaires de la Fonction Publique à : Monsieur le Président du Conseil Départemental du Gers - Direction Ressources Humaines –  Service Emploi Recrutement - 81 Route de PESSAN – BP 20569 – 32022 AUCH Cedex 9 ou par mail à : emploi@gers.fravant le30 octobre 2025.

« En savoir plus sur le traitement de vos données personnelles: https://www.gers.fr/le-conseil-departemental/offres-demploi/candidature-et-protection-des-donnees-personnelles »